郵便転送の手続きやネットでの申請方法をどこよりもわかりやすく解説!

これから引っ越しを考えているのなら、日本郵便の転送サービスは是非利用したいもの。それにもかかわらず、いざ転居が迫ると転送サービスの手続きを忘れがちです。

このサービスは、まだ転居先の住所について周囲に知らせ切れていない場合には、必要不可欠。頻繁に連絡を取り合う人や、よく利用するお店・会社のサービスなどに対しては、転居の際に住所を連絡しますよね。でも、あまり密に連絡を取り合わない相手・サービス会社には、新しい住所を教えるという段階まで手が回らないのではないでしょうか。

そのような時に便利な転送サービスとは、一体どのようなものなのでしょうか。今回は、転居の際に利用したい転送サービスについて余すところ無くご紹介します。

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 郵便局の転送サービスとは?

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引っ越しをする際、最も面倒で時間のかかる作業、何か思い浮かびませんか?一つとして挙げることができるのは、今まで登録・利用してきた様々なサービスに対する住所変更の連絡です。

市役所・水道・ガス・電気などの公共サービスに関しては、住所変更の連絡は必須なので、手続きを忘れることはありません。しかし、それほど密に連絡を取らない相手・知り合いに対しては、転居後の住所変更の知らせを贈り忘れてしまうことが多々あるでしょう。

特に、様々なサービスを利用している方は一体いくつの会社・団体、あるいは知り合いに旧住所を教えていたのか、把握しきれないのではないしょうか。

そのような時に、助けとなるのが日本郵便の転送サービス。このサービスを利用すれば、転居後、旧住所に届いた郵便物(ただし、日本郵便で扱っているサービスを利用しているものに限る)を1年間無料で新しい住居に転送してもらえます。

一つ一つ転送してもらえたら、その都度もれなくサービス会社や知人に新住所を教えることができるのです。

 転送は任意のサービス

この転送サービスは市役所への転出・転入届とは異なり、任意であるのでつい手続きを忘れてしまうことがあります。既に旧居に新しい住人が住んでいる場合には、その方のもとにあなた向けの郵便物が送られることになります。つまり旧住居に贈られた郵便物の行く末は他人次第となってしまうのです。大事な書類に記載された情報も他人に見られないとも限りません。

また、新しい住人が住んでいない場合でも、旧居に送られた郵便物は大家の対応次第となります。この場合も、あなた向けの郵便物が処分されてしまうか、郵便局に引き取ってもらうかは他人の判断次第となってしまいます。

他の人には見られたくない大切な書類なども届いている可能性があるので、転送サービスを利用して自分のもとへ届けてもらうのが最善なのではないでしょうか。

 転居届提出のタイミング

転送サービスは転居前に行うのが最善です。転居届を出してから転送サービスを利用できるまで3~7日かかるので、転居してすぐに転送サービスを利用したい場合には、遅くとも転居の1週間前に届出を済ませるのが良いでしょう。

余裕を持って転居の2週間前に転居届を提出し終えると、より一層スムーズに転居後から転送サービスを利用できます。転居後に転送サービスの使えない期間があると、その間に旧居に重要書類が届くこともあるかもしれません。引っ越しの初日から転送サービスを利用できるように、転居前に余裕を持って手続きを済ませるのが大切です。

 入院時にも利用可能

郵便局の転送サービスは病気で入院した時にも、利用することができます。入院先に郵便物が届くように指定することが可能なのです。入院で長い間家を空ける際、家に誰もいないと郵便物がたまってしまいますよね。入院という一時的な期間中であっても、郵便局に転送サービスを依頼すれば、自分の元に届き、自宅に郵便物が溜まらず、安心です。

ちなみに、家族のうち1人だけ転居する場合にも利用することができるので、結婚や就職、一人暮らしなどで実家を離れる方にもおすすめのサービスです。

 郵便転送サービスは無料

何と言っても嬉しい点は、いくら転送を行なっても日本郵便の転送サービスは無料であるということです。お金が全く掛からないし、大事な郵便物も把握できるので、利用しない手はありません。

 転送サービスが受けられない場合

このように便利極まりない転送サービスですが、もちろん利用できない場合もあります。転送サービスが受けられない場合とは次の通りです。

  1.  勤務先会社への転送
  2. 海外への転送
  3. 入院時における、本人以外の親族への転送
  4. 本人が死亡した場合、本人以外の家族への転送

これらの4つな場合は転送することができないので、転送サービスを利用する際には、十分注意してくださいね。

 手続き方法は?

日本郵便の転送サービスを利用する際は、基本的には近くの郵便局窓口で転居届を提出します。ただし、やむをえず窓口に寄れない場合には、郵送あるいはインターネット(e転居)を利用することになります。

インターネットでの受け付けについては、次の大きな項目をご参照ください。先にこの場で、一般的な窓口受付での手続き方法について詳しくお伝えしますね。

 手続きの場所

転送サービスの手続きは一般的に郵便局窓口で行います。窓口にて用紙を受け取り、記入を済ませます。用紙はインターネットからダウンロードすることができないので、自分で直接窓口へ取りに行きましょう。

また、提出はどの郵便局窓口からでも可能ですが、旧住所の最寄り以外の窓口に提出した場合は、手続きに時間がかかります。早く手続きを済ませたいのであれば、最寄りの郵便局を利用しましょう。

 郵送手続きを行う場合

郵送を通して転居手続きを行う場合には、郵便局窓口で受け取ってきた転居届に記入して切手を貼らずに郵便ポストに投函するだけで完了です。ただ、窓口で直接郵便局職員に確認してもらえないので、その後きちんと届出が受理されたか不安になりますよね。

そんな時には「転居届受付状況確認」を行ないましょう。これについては後ほど詳しくご紹介するので、そちらをご参照ください。

 手続きに必要な持ち物

郵便局窓口で提出する必要のあるものは、「提出者の本人確認ができるもの」と「旧住所の記載内容の確認ができるもの」です。

「提出者の本人確認ができるもの」については2つの場合が考えられます。つまり、<個人的な引っ越し>である場合と<会社・団体などの引っ越し>の場合です。

まずは<個人的な引っ越し>から確認してまいりましょう。この場合に必要なものは、提出者の運転免許証あるいは健康保険証などの身分証明書が必要です。

次に<会社・団体などの引っ越し>の場合に必要なものは、郵便局窓口に提出しに来る人と会社・団体の関係が明示されたものが必要です。つまり、社員証・健康保険証などが必要となるのです。

ただし、<会社・団体などの引っ越し>の場合には、転居届の「届出人氏名印」の欄には、その会社・団体の代表者の氏名と押印の記載が必須です。誤って、「届出人氏名印」の欄に提出者の名前を記入しないように注意してください。

そして、<個人的な引っ越し>の場合と<会社・団体などの引っ越し>の場合に共通して必要なものは「旧住所の記載内容」が確認できるものです。

具体的には、転居者の旧住所が記載されている運転免許証、住民基本台帳カードあるいは住民票など、パスポート、官公庁が発行した住所が記載されているものが必要です。

ここまで、<個人的な引っ越し>と<会社・団体などの引っ越し>の2つの場合について確認しました。郵便転送手続きに必要なものについて分かりやすくまとめると以下のようになります。

-個人の転居

1、転居届1通 2、身分証 3、印鑑

-会社・団体等の転居

1、転居届1通 2、社員証や保険証など、提出者と会社・団体の関係を確認できるもの

参考元:日本郵便(2017年著者調べ)

 転居届受付後転居の事実確認

転居届の手続きを済ませた後は、転居が実際に行われたものかどうか確かめるために、湯便局側が事実確認を行います。事実確認の目的は、悪意を持った第三者による偽りの転送届を防ぐことです。

転居の事実確認は以下の3つの方法で行われます。

  1. 日本郵便株式会社社員が直接転居先へ訪問
  2. 転居者が不在である場合には、同居人等に転居者の居住が事実であるか確認
  3. 旧住所あてに確認書を送付

3については、転居届受付時に窓口で本人(提出者)の確認・旧住所の記載内容の確認が取れた場合には行わないこととなっています。

参考元:日本郵便(2017年著者調べ)

 手続きを忘れたら?

転居届を忘れてしまうとどのようなことになるのでしょうか。

転居届の提出を忘れてしまった場合、旧住所に届いた郵便物は宛先人が不在であるために、送り主のもとへ送り返されてしまう可能性があります。また、旧住所に新しい入居者がいる場合には、郵便物の中身を見られて、個人情報が流出する恐れも出て来るでしょう。

そのようなことが起らなくても、前住んでいた人の郵便物が届くのは、新しい入居者にとって嬉しいことではありません。お互い気を遣わないようにも、転居サービスは役に立つでしょう。

 インターネットでの手続き方法

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先ほどは窓口での手続き方法についてご紹介しました。ただ、やむを得ず郵便局窓口に直接出向くことができない場合もあるでしょう。そのような場合にはインターネットで転居の届出を行なうことができます。

ただし、e転居に登録する際には、本人確認のためにクレジットカードが必要となるので、持っていない場合は登録することができないのが難点ですね。

それでは、インターネット上の手続きサービスがどのようなものなのか、確認して行きます。

 e転居の特徴

インターネット上の手続きサービスはe転居と呼ばれています。これは、インターネット上で転居届を受け付けているサービスです。インターネット上ということなので、手持ちのパソコンだけでなく、携帯電話・スマートフォンからも転居届が申し込めてしまうのです。スマホから手続きできてしまうと片手間に作業できるので、非常に手軽ですよね。

また、一度の申し込みで6人分まで申し込むことができます。ただし、6人以上となると一度では申込しきれないので、追加で登録を行う必要があります。さらに嬉しいことに、e転居自体も無料のサービスなので気軽に利用できます。

ちなみに、結婚し苗字が変わる場合には、再度e転居にて登録し直す必要があります。

 利用の手順

e転居の利用手順は必要事項を記入し、最後に電話確認を行うというシンプルなものなので、簡単に済ませることができます。一通り利用の手順について確認して行きましょう。

1.携帯またはスマートフォンを用意

e転居の申し込み画面は携帯・スマホ共に同じ画面です。

2.e転居登録のページを開く

3.利用規約に同意し、「次に進む」をクリック

4.名前・メールアドレスを記入し、「次へ進む」ボタンを押す

5.登録されたメールアドレスにメールが届く

6.届いたメールに載っているURLをクリックする

7.旧住所・新住所の情報を記入し、次へ進み、転居する本人や家族の名前を入れる

8.旧住所に新しい住人がいるかいないか選択し、転送開始希望日を入力する

9.転居者情報の確認を行い、次へ

10.お届け人の名前を確認、続柄を選択、電話番号を入力して、次へ進む

ちなみに電話番号は携帯でも可能です。

11.新しい画面に移り、指定された転居受付センターの番号に電話をかける

この作業は電話を通した届出者の本人確認の役目を果たしています。

12.電話確認後は「申請登録」ボタンを押し、無事登録終了

参考元:日本郵便(2017年著者調べ)

 転居受付状況確認のサービス

転居届を提出したら、転送サービスが開始されるのを待つのみです。しかし、届出を出してから3~7営業日かかります。転送サービスが開始されるまでの状況は気になるでしょう。そんな時、お役に立つのが「転居届受付状況確認」です。

転居届の受付状況はインターネット上にて無料で確認することができるのです。ただし、届出後6か月以上経過してしまうとデータは確認できなくなります。

利用の際に必要なものは転居届受付番号。転居届受付番号についてはまた後ほど「転居届受付番号が必要」の項目にてご説明しますね。

まずは転居届受付状況確認の利用手順について確認しましょう。

 転居届受付状況確認の利用手順

転居受付状況確認は、転居受付番号を入力するだけで利用できるので非常に手軽に確認することが可能です。具体的な手順は以下の通りです。

1.インターネット上で転居届受付状況確認のページにアクセスする

2.転居受付番号を入力し、「受付状況確認」のボタンを押す。

3.「受付状況確認」のボタンをクリックすると、現在の進行状況が示された画面に移る。

このページで「受付日」あるいは「登録日」という表示を目にします。それぞれが何を意味するのかは以下の通りです。

「受付日」とは

転居届受付状況確認画面に載っている「受付日」とは、転居届管理センターから送信されたデータが関係郵便局に転送された日を意味します。したがって「受付日」の段階では郵便物の転送は開始されません。登録が完了して(「登録日」が表示されるようになって)ようやく転送できる状態となります。

 「登録日」とは

転居届受付状況確認画面に表示されている「登録日」というのは旧住所・新住所の郵便局の双方において、「転送を始める準備が整った日」、「転入者への配達の準備が整った日」のことを指します。また、「登録日」から転送開始希望日まで時間が空く場合は、転送開始希望日の直前まで表示されない場合がありますので、注意しましょう。

「登録日」が表示され、転送開始希望日を過ぎれば、転送サービスを利用することができますが、それ以降も郵便物が転送されない場合には郵便局に直接問い合わせましょう。

転送されない場合については「転送されなかったときは?」で詳しくご紹介しています。必要であれば、そちらをご参照ください。

 「受付日」が表示されない理由

郵便局へ転居届を提出(あるいは郵便ポストへ投函)しても、転居届受付状況確認画面に「受付日」が表示されない場合があります。郵便局へ転居届を提出しても、その情報がインターネット上に反映されるまでに、提出日から数日かかることもあるようです。そのため、提出後に「受付日」が記載されない期間ができてしまうのです。

 転居届受付番号が必要

転居届受付番号とは転居届申請の受付完了時に知らされる10桁の番号のことです。

この番号はポスト投函または直接郵便局窓口に訪れた場合とe転居の場合で入手の仕方が異なります。

ポスト投函または郵便局窓口で転居届の手続きを行なった場合、転居届受付番号は「お客様控・記入要領」の右上に載せられています。

一方で、e転居にて手続きを行なった場合には、受付を終えた時に登録したメールアドレス宛てに受信した受付完了メールに記載されている番号が該当します。

 申し込み後いつから転送される?

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転送開始の希望日は指定することができます。しかし、e 転居の場合も郵便局窓口で届出を出した場合も、受付が済んでから登録に至るまでに3~7営業日かかります。したがって、多めに見込んで一週間の期間は転送されないということを計算に入れた上で、転送開始希望日を指定しましょう。

例えば、5月1日(火)から転送サービスを利用したいと考えている場合には、遅くとも休日を抜かした7営業日前である4月21日(金)までには手続きを済ませておく必要があるということです。

 一番早く転送が開始されるのはどれ?

さて、転居届の受付が終了してから実際に転送が開始されるまで3~7営業日かかるとのことでした。そして、転居届の受付は郵便局窓口・郵送・e転居の3通りの方法で行うことができます。これら3つの方法のうちどれを使えばより早く転送サービスを開始することができるのでしょうか。

最も早く転送を開始することができるのはe転居です。こちらを通して転居届を行なった場合、転送開始の目安はおよそ3日後となります。一方、郵送や窓口で手続きを行なった場合は7日かかってしまいます。

したがって、急ぎの場合にはe転居を通して転居届を行うのが一番だといえるでしょう。

 転送してくれる期間は?

転送サービスが利用できる期間は、転居の届け出から1年間です。ポイントは「転居届の提出日から」数えて1年間ということです。転送開始の希望日は数えないように留意しましょう。

例えば、転居届を1月に提出し、4月から転送を希望した場合、転送サービスが行われる期間は転送開始の4月から届け出提出日の1月までとなります。転送サービスが利用できる期間をできる限り長くしたいのであれば、届出提出日と転送開始希望日の間をあまり明けないように設定しましょう。

 転送期間の延長はできる?

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転送サービスが利用できる期間は1年です。1年を過ぎ何の手続きも行わなければ、旧住所に届いた郵便物はその郵便物を出した差出人に送り返されるようになっています。

しかし、1年以上経って、また別の人から久し振りに便りが旧住居に届くことも無いとは限りませんし、相手に新しい住所を教えるつもりは無いけれど、郵便物だけは受け取りたいと思うこともあるでしょう。

そんな時は、転送期間をさらに1年延長することが可能です。

 何回延長できるのか

転送期間の延長は1年と定められています。その一方で、延長手続きの回数に関する制限はありません。したがって、更新手続きさえ行えば何年先も延長することができるということです。

 手続き方法

転送期間の延長手続きは転送サービスの手続き方法と同じです。転居届を持って郵便局窓口に提出するか、郵送にて提出するか、あるいはe転居を通して届出を行ってください。

 延長の際の注意点

延長手続きの申請で注意したいことは、延長開始日の日付です。延長手続きを行う際には、初回届出日を延長開始日にします。ここで非常に間違えやすいのが、「転送希望開始日」を延長開始希望日としてしまうことです。転送サービスは転送希望開始日からではなく、転居届出日から1年間有効です。

例えば、4月1日に届出を提出し、4月15日を転送希望開始日とした場合、1年後の3月31日一杯で転送サービスの起源が切れます。そのため、途切れなく転送サービスを利用するには4月1日から再度サービスを開始できるようにする必要があります。したがって、延長開始希望日は、4月15日ではなく4月1日に設定するのです

ちなみに延長手続きの申請は、延長を開始したい日の2カ月前より受付けてもらうことができます。また、転送サービスは何回でも延長できるので、何年も転送してもらうことが可能です。しかし、転居後の最初の1年のうちに、転送されて来た郵便物の差出人には、できる限り新住所を連絡しておきましょう。

参考元:日本郵便(2017年著者調べ)

 転送されない郵便物は?

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転送サービスに登録しても転送されないものがある点に注意しましょう。転送サービスで転送できない郵便物は主に2種類あります。これら2種類の郵便物については、あらかじめ自分で相手に転居する旨を伝え、新住所を伝える必要があります。それでは、詳しく確認して行きましょう。

 「転送不要」の郵便物

「転送不要」と記載されている郵便物は非常に重要な書類なので、送り先の相手がその住所に既に住んでいない場合には転送せずに、自分のもとへ返還して欲しいという差出人の意向を示しています。したがって転送サービスが適用されません。

「転送不要」の表示が記載されている郵便物として具体的に挙げられるものは、金融機関から届く郵便物、キャッシュカードやクレジットカードが封入された簡易書留などです。したがって、金融機関、キャッシュカード・クレジット会社には転居したことを忘れずに伝えましょう。ただし、明細書やDMなどは転送されます。

 日本郵便のサービス対象外の郵便物

転送を行なうことのできるものは、日本郵便のサービスにより郵送されている郵便物のみです。したがって日本郵便を通して郵送されたものでなければ、郵便物は転送できません。日本郵便以外のサービスで郵送されているものは無いか、転居前に確認しておきましょう。

 転送されなかったときは?

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転居届を提出して時間が経っていない場合は、新住所がまだ登録されていない可能性があります。基本的には数日経ってから転送が行われるので、1週間待ってみましょう。

転居届受付状況確認にて登録が確認された後にも郵便物が転送されてこない場合には、最寄りの郵便局にて「調査制度」を利用しましょう。

「調査制度」においては、最寄りの郵便局窓口へ行って、窓口の方に転送が行われていないという旨を伝えれば、無料で調べてもらうことができます。

また、国内でのやりとりに限定されている郵便物については「郵便物が届かないなどの調査のお申し出」を利用するのがおすすめです。こちらはインターネットから調査を依頼できるので、わざわざ郵便局に出向くことなく行うことが可能です。

 最後に

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今回は転居の際に重宝する郵便局の転送サービスについてご紹介しました。無料で利用することができ、かつ届出面倒なものではありません。

また、何と言っても、転送サービスを利用することで、転送が届く旅に抜け漏れなく必要な相手に新しい住所を伝えることができます。

引っ越しの際には、つい手が回らず忘れてしまいがちな転居サービスの申請ですが、利用する価値のあるものなので届出は忘れないようにしたいものです。余裕を持って早めに手続きを済ませておくことがポイントですね。